Diese Praxis-Tipps sind wahre „energy saver“!

Wer im Büro besser organisiert sein will, kann jetzt jeden Monat einen großen Schritt in die richtige Richtung tun: Einfach Brigitte Jahns Newsletter abonnieren (kostenlos) und einmal im Monat das tun, was darin empfohlen wird! Sie werden es nicht für möglich halten, wie viel Energie Sie dadurch sparen, wie viel schneller Ihnen die tägliche Arbeit von der Hand geht – und wie einfach es eigentlich ist, Brigitte Jahns Tipps zur Büroorganisation und zum Zeitmanagement umzusetzen (wenn man einmal damit angefangen hat). Doch wie überall gilt natürlich auch hier das Motto: Es gibt nix Gutes, außer man tut es!

In Brigitte Jahns Newsletter-Ausgaben  finden Sie Hilfestellungen für praktisch jedes Büro-Thema, vom zeitsparenden Umgang mit den täglichen Postbergen bis zur Anlage hilfreicher Notfall-Mappen.. Am Ende gibt Brigitte Jahn immer eine knackige Zusammenfassung  und am Rand finden sich zusätzliche, hilfreiche „Power-Tipps“ zur Büroorganisation und zum Zeitmanagement.
Ein Beispiel gefällig?
Gerne.

Posteingang

So bewältigen Sie schnell die tägliche Papierlawine

8:30 h
Vor Ihnen stapelt sich die Eingangspost. Sie bedeckt fast den ganzen Schreibtisch. Sie nehmen den ersten Brief zur Hand - eine Einladung zur Eröffnungsfeier bei einem Geschäftspartner. Das Telefon klingelt. Ihre Mitarbeiterin meldet sich krank. Sie organisieren die Vertretung der Kollegin und lesen den Brief erneut. Ihr Blick fällt auf das Reklamationsschreiben von Frau R., das auf der linken Seite Ihres Schreibtisches liegt. Der Termin mit Frau R. ist heute Nachmittag. Sie notieren sich einige Argumente zur Reklamation. Mit einem Blick auf die Uhr stellen Sie fest, dass es bereits 9:30 h ist. Mit Ihrer Eingangspost sind Sie keinen Schritt weiter gekommen. Das Einladungsschreiben zur Eröffnungsfeier liegt mahnend vor Ihnen.

Vorbereitung
Sie öffnen die Post, lesen und beurteilen sie und bilden mit den Schriftstücken vier Stapel: wegwerfen,  delegieren, bearbeiten und ablegen.

Wegwerfen
Der Stapel "wegwerfen" wird an erster Stelle genannt. Ihr Papierkorb ist das beste Hilfsmittel, um Ihre Papierlawine einzudämmen. Deshalb sollten Sie einen schönen großen Papierkorb direkt neben Ihrem Schreibtisch stehen haben.
Sie sollten alles wegwerfen, was Sie sich jederzeit wieder besorgen können. Dazu zählen u.a. Kataloge, Broschüren und Zeitschriften. In der Praxis werden Sie merken, dass Sie in den seltensten Fällen eine Information noch einmal benötigen.

Delegieren
Es gibt viele Vorgänge, die Sie nicht selbst bearbeiten müssen, obwohl das Schreiben direkt an Sie adressiert wurde.

Bearbeiten
Für diesen Stapel legen Sie sich einen Aufgabenkorb an. Dort hinein gehören Eingangspost, Telefonnotizen und sonstige Notizzettel. Der Inhalt sollte immer überschaubar sein und jeden Morgen als erstes durchgesehen werden. Sollte der Korb einmal überquellen, ist das ein Warnsignal für "Ablage von unklaren bzw. unerledigten Vorgängen". Im Klartext heißt das: "Sie haben bei einigen Schriftstücken keine Entscheidung getroffen, was Sie damit als nächstes tun werden."

Ablegen
Alle Schriftstücke, die Sie übrig behalten haben, gehören in die Ablage. Ein Ablagekorb zum Sammeln ist sinnvoll. Sorgen Sie dafür, dass dieser Aufbewahrungsbehälter regelmäßig geleert wird und alle Schriftstücke in die Ablage kommen.